Durante anos você sonhou com o dia que teria um negócio para chamar de seu. Fez diversos planos, cursos, poupou dinheiro e abriu mão de muita brusinha para, finalmente, se tornar uma eupreendedora. Empreender é desafiador, assim como ser mais produtiva trabalhando sozinha, um caos em alguns momentos.
Ao passo que, aquele momento tão esperado chega “o negócio começa a deslanchar” e precisamos delegar. Como assim? Ninguém conhece o meu negócio tão bem quanto eu. Ocorre que, para conquistar o mundo você vai precisar de ajuda, seja com braços ou financeira.
Quando empreendemos sozinhas, também conhecida como empresa de uma pessoa só, definir prioridades é bem difícil. Isso acontece, pois, a sensação de liberdade que a ausência do cartão de ponto dá pode enganar às vezes.
Entenda, como única responsável por todos os departamentos da empresa suas obrigações multiplicam. “Com grandes poderes vêm grandes responsabilidades”, escreveu Stan Lee. Para não se afundar nas obrigações do seu negócio e descobrir como ser mais produtiva é preciso considerar alguns fatores:
Entenda o seu ritmo pessoal de produtividade
Pode parecer clichê, mas cada pessoa tem um ritmo próprio de trabalho, que influencia bastante em como as tarefas do dia a dia serão executadas. Enquanto, algumas pessoas parecem que são ligadas nos 220 volts, por isso são capazes de fazer diversas coisas ao mesmo tempo. Outras precisam de mais tempo para entender o que precisa ser feito e finalizar demandas de maneira satisfatória. Independente do caso, tudo pode ser adaptado conforme a necessidade.
Além disso, algumas pessoas são mais produtivas em determinadas horas do dia, logo, tente realizar as tarefas mais complexas nos horários em que seu nível de energia está no máximo. Sempre considerando as singularidades das tarefas, no fim das contas não adianta preparar os envios às 2 horas da madrugada se a transportadora só coleta às 16h. Imagina ter que passar o dia desviando dos pacotes???
Tire proveito da sua capacidade de adaptação
Adapte seus horários para maximizar resultados. Por exemplo, se você trabalha com edição de vídeo e vai renderizar um filme de 2 horas, pode aproveitar esse momento para fazer um lanchinho. Desde que isso não afete seus hábitos alimentares. Outra opção é renderizar no final do expediente, enquanto o filme é exportado você pode organizar seu espaço de trabalho.
Igualmente é possível aproveitar o período noturno para enviar grandes arquivos pela internet, dessa forma usufruindo dos horários de menor concorrência da rede. Por exemplo, fazer o upload desse mesmo filme de 2 horas na nuvem depois das 22h, horário que o sinal da internet começa a melhorar.
Utilize ferramentas de organização para ser mais produtiva
Pessoas criativas costumam ser péssimas em organização, entretanto, organizar é uma atitude que faz bastante diferença, pois simplifica processos. Já que ninguém quer deixar um cliente esperando, porque não sabe onde colocou a nota fiscal, não é mesmo?
A tecnologia também está aí para nos ajudar, dito isso o Google oferece muitas ferramentas para empreendedores, como o Google Agenda e o Drive. O interessante das ferramentas do Google é que podem ser acessadas em qualquer lugar, de qualquer dispositivo que tenha acesso a internet. Para quem não vive sem aplicativos tem o: Notion, Evernote, Primer, Qipu, Trello, entre outros.
Se você for uma eupreendedora old school o caderno, agenda e planner nunca sairão de moda. Use sem moderação! Outra opção analógica são os quadros que podem ser espalhados pelos ambientes. E para quem ama cores temos o post-it, que pode ser colado em todos os lugares.
Classifique as suas tarefas
Em seu livro A Tríade do Tempo, o especialista em gerenciamento de tempo, produtividade e empreendedor Christian Barbosa divide as tarefas em três categorias: urgentes, importantes e circunstanciais.
Tarefas urgentes
São aquelas que precisam ser finalizadas logo, além disso, são as mais estressantes, que geram mais resultados negativos caso não sejam executadas e provocam muitos problemas de saúde. Elas conseguem atrasar outras demandas, interrompem o dia e afastam pessoas importantes.
Para minimizar urgências é necessário:
Planejar.
Não deixar para última hora tarefas que precisam de solução imediata. Afinal, não faz muito sentido adiar o inevitável.
Aprender a dizer não.
Essa é uma das decisões mais difíceis de serem tomadas, especialmente quando solicitada por pessoas que amamos. Ao passo que, temos medo de magoar ou até passar a mensagem de que não nos importamos.
Ocorre que, para atender a solicitação de outras pessoas, deixamos de lado nossas obrigações. Já que só podemos concluir uma atividade de cada vez.
Dizer sim para tudo o que é pedido é ruim tanto para você faz quanto para quem pede.
Aprenda a delegar!
Vamos contar um segredo: “existem algumas tarefas que podem ser realizadas por outras pessoas melhor do que você”. A gente sabe que como empreendedora você quer manter o controle total do seu nosso negócio, mas há outros aspectos do empreendimento que necessitam mais da sua atenção. Seja como for, delegar vai proporcionar mais tempo para solucionar demandas mais sensíveis.
Tarefas circunstanciais
São obrigações que surgem por causa de uma situação, de outras pessoas ou antigos hábitos. Elas absorvem um tempo valioso e não agregam valor. Por exemplo, eventos com pessoas que não fazem diferença em nossa vida, reuniões desnecessárias, papo furado, horas na frente da TV assistindo programas irrelevantes, entre outras coisas que não fazem diferença em sua vida.
Seja honesta. Quanto tempo você desperdiça com atividades que não fazem diferença nenhuma para o seu negócio? Quantas vezes você permitiu que as circunstâncias acabassem com seus sonhos? São alguns questionamentos que você precisa fazer para desvendar como ser mais produtiva.
Tarefas importantes
São as que realmente proporcionam resultados e fazem a diferença, além de serem importantes para você e não para os outros. Também estão relacionadas às quatro dimensões de sua vida: física, emocional, mental e espiritual, sendo que variam de uma pessoa para outra.
Enfim, são as atividades que mais agregam valor a sua vida e negócio. Só que as urgentes e circunstanciais acabam atravessando as atividades importantes, provocando estresse e aquela sensação de estagnação.
Não existe certo ou errado quando o assunto é organização e produtividade, o que existe é o que funciona ou não, com o seu negócio e personalidade empreendedora.