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8 ferramentas de gestão de processos para empreendedoras!

Desde que a humanidade deu os primeiros passos rumo à evolução, as ferramentas de gestão fazem parte do nosso dia a dia. Para facilitar tarefas ou agilizar atividades. Quando o objetivo é a otimização do tempo existem diversas ferramentas de gestão de processos que melhoram a produtividade, tanto individual, quanto em grupo.

Mas, antes de escolher uma ou diversas, para ajudar na rotina diária da empreendedora para ser mais produtiva, alguns pontos precisam ser considerados.

As ferramentas de gestão foram desenvolvidas para nos auxiliar e agilizar processos, não para causar dependência e desconforto. Sabemos que estamos mais dependentes da tecnologia do que nunca. Mas, não esqueça, você também veio configurada de fábrica com uma máquina incrível, que ainda não foi totalmente desvendada, o cérebro humano. Por isso, use sem moderação.

Além disso, nem sempre uma ferramenta que sua amiga domina como ninguém, vai causar o mesmo impacto na sua vida, afinal somos seres únicos com bagagens diferentes. Assim, não se sinta culpada por não saber utilizar aquele aplicativo ótimo que o influencer tal indicou. Teste as diversas opções que existem no mercado, para encontrar o match perfeito.


Como escolher a melhor ferramenta de gestão de processos?


Entenda suas necessidades de gestão de processos


Como já foi dito, nem sempre a ferramenta que salvou a rotina de um colega, vai proporcionar o mesmo resultado para você. Já que é necessário existir uma afinidade entre os recursos oferecidos e as demandas da sua rotina. Por isso, experimente.

Conheça diversas ferramentas e faça o teste drive, assim como você aprendeu a andar de bicicleta tentando, uma hora vocês se acertaram. Com os apps acontece a mesma coisa.

Outro ponto a ser considerado são os recursos e interface, que permitem a comunicação entre você e o App. Nesse caso, quanto menos cliques melhor. Sendo que é praticamente impossível conhecer tudo o que aplicativos são capazes de realizar, já que são constantemente atualizados.


Considere o tamanho da sua equipe e a complexidade das suas tarefas


Não vale a pena escolher ferramentas muito complexas se seus processos ainda envolvem poucas pessoas. Simplificar é geralmente a melhor maneira de escalar! Assim que a equipe vai aumentando e o número de processos também, verifique quais funcionalidades estão faltando para procurar uma ferramenta que se adeque melhor.

Lembre que em toda mudança de fluxo ou ferramenta, a equipe terá um tempo de adaptação e tenha sempre em mente que processos complexos demais podem atrapalhar a produtividade e criatividade.


Ferramentas de gestão oferecidas pelo Google

1 - Vamos começar pelo pacote Google


O Google oferece diversas ferramentas de gestão de processos que podem ser acessadas a partir de qualquer dispositivo conectado à internet: tablets, notebooks, computadores de mesa e smartphones.


Calendário Google

Celulares com sistema Android já vêm com esse aplicativo de fábrica. Com ele é possível marcar compromissos e datas importantes. Pois, o calendário envia um lembrete sonoro para você não perder nadinha.


Google Drive

Backup de arquivos na nuvem, com pastas que podem ser compartilhadas e permite o envio e transferência de documentos para outras pessoas. Além disso, conversa com outros produtos como documentos e Excel.


Google Fotos

Backup de fotos na nuvem. Também é uma excelente opção para organizar e criar efeitos nas imagens. Com o recurso de reconhecimento facial é possível criar pastas divididas por pessoas.


2 - Evernote

Bloco de notas, existem diversos aplicativos para fazer anotações, mas o Evernote é o mais popular em virtude das funcionalidades que vão além da simples anotação.

Aplicativos auxiliam na organização de processos

3 - Trello

Cria quadros para organizar as tarefas, onde qualquer pessoa pode ser convidada para colaborar.

Tem checklist de atividades, atribuição de tarefas, carregamento de arquivos do Google drive e Dropbox. Além de conseguir usar enquanto estiver off-line, com atualização assim que encontrar uma conexão.


4 - Monday

Aplicativo de produtividade e gestão desenvolvido para auxiliar equipes. Que oferece sincronização com as ferramentas mais utilizadas.

Rastreamento de tarefas que permite acompanhar o progresso. Aponta quanto tempo cada membro da equipe leva para concluir uma atividade. Atribuição de responsável pela demanda, entre outros recursos.


5 - Todoist

Lista de tarefas e deveres. Aplicativo que registra tarefas e envia lembretes informando prazos e datas de vencimento. Com uma interface baseada no estilo Kanban de metodologia de trabalho.

Utiliza níveis de prioridade para organizar tarefas. Integra algumas ferramentas como: Gmail, Calendário do Google, Slack, Alexa (Amazon) entre outras.


6 - Asana

Ferramenta de gestão de processos em equipe, que permite acompanhar um trabalho do começo ao fim.

Chat onde é possível enviar aviso, fazer perguntas e comentar uma tarefa.


7 - Toggl Track

App de gestão de equipes que rastreia uma atividade para descobrir o tempo necessário para executá-la. Com essa informação é possível dividir o tempo por projeto, cliente e habilidades de cada colaborador.

O caderninho de anotações não sai de moda

8 - Ferramentas que nunca saem de moda

  • Caderno

  • Post-it

  • Agenda

  • Planner

Enfim, papel e caneta. Carvão e parede. Qualquer superfície que seja possível organizar ideias e apresentar informações que possam ser entendidas e replicadas é uma alternativa viável. O analógico é sempre a opção mais acessível quando a tecnologia não está disponível. O importante é não deixar de realizar uma tarefa porque a internet caiu ou por falta de energia. Pode dar um pouco mais de trabalho, mas é possível concluir.

O primordial da gestão de processos é a comunicação, todos têm que entender o que precisa ser realizado e falar a mesma língua. Para que tarefas fundamentais não deixem de ser finalizadas. Também é preciso lembrar que algumas demandas são realizadas por mais de uma pessoa. Logo para ter um time alinhado a comunicação deve ser clara e objetiva.


Aqui na Herbig usamos muito o Trello, mas com a equipe crescendo estamos considerando novas possibilidades.


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